講師料申請Manual


作成:岸原達也 as of 2000/1/18

更新:湊さんからの指摘を反映as of 2000/5/9

はじめに

新宿例会等の小松先生の講師料の支払いの処理や、合宿での光永先生への支払いは、 やや特殊なので記述しておきます。通常処理に加えDragonの処理が必要になります。

概説

講師料申請する場合は、Notesのドラゴンを使用して、申請書を作成して 申請前(申請ボタンを押す前）にIBMクラブ本部宛にNotesメールで送信し、 申請の許可をもらう。許可をもらったら申請ボタンを押して、申請し、 申請時の台紙印刷のハードコピーと通常の年間計画書とともに メールアウトして、申請する。 金額は、源泉徴収分をひいた金額を申請書に記載すること。

考慮事項

新宿例会は、毎月実施していますが、1月から6月までの前期と 7月から12月までの後期に分けて考えます。 前期分は、1月そうそうに、後期分は6月そうそうに申請します。 この講師料申請は、実際の会の前に申請しておくのが必須です。 １月の例会の実施時期は、なるべく後半に設定していただいて、必ず申請を 事前実施します。

手順

1. Dragonへのアクセス

  1. Notes DB 「Dragon」をたたく
    Dragon D19F1N2/19/A/IBM DRAGON\dragon.nsf
    「Dragonへようこそ」の画面で IBM用（左側）の「申請」を選択
  2. 運送・施設サービスの覧の「サービス作業依頼」を選択
  3. 社外講師等招聘許可申請-個人払 を選択
    注意）小松先生あるいは光永先生、個人に払うので個人払いになる。 日本棋院を通して小松先生へ払うようなケースのときは法人払い

2. 必要事項の記述

以下の項目に回答する。

1. 被招聘者の所属する会社/団体は当社のカスタマー/プロスペクトである。
->いいえ

2. 現在当該のAccountに対してSYSTEMまたは、VPR/VRA等で多量の機器等の セリング活動を行なっている。
->いいえ

3.被招聘者は外国在住者(非居住者である）
->いいえ

4.被招聘者は官公庁関係者である。（国公立学校教員を除く）
->いいえ

5.講演料・旅費の金額等が適切であることを確認した。
->はい

すべて終わったら「次へ」のボタンを押す。

以上は、2000年1月12日時点での回答である。設問や状況が異なっている 場合は、それに応じて対応すること。

3. 社外講師等招聘許可申請書-個人払の記入

以下の入力項目を記入 (小松先生の場合を例にする）

  氏名          -> 小松藤夫
  ふりがな      -> こまつふじお
  会社/団体種別 -> 民間
  会社/団体名   -> 日本棋院
  役職名        -> 専門棋士八段
  講師料/謝礼   -> [該当金額を記入]
  講師料内訳    -> 1月から6月までの月例会講習料
  その他の支払い-> なし
  支払い希望日  -> 1999年1月20日
  支払先口座    -> 東海銀行 新宿新都心支店
                   普通 口座番号 1172102 口座名義 コマツフジオ
  自宅住所      -> 川崎市多摩区南生田1-19-5

光永先生の場合:
東京三菱銀行 池袋支店 普通 口座番号 1000658 口座名義 光永淳造
自宅住所:東京都北区滝野町2-57-10-1

注意） 講師料の該当金額には、講師に渡す正味金額を記述する。つまり、 源泉徴収分をひいた金額を申請する。クラブ活動費用からは、税の分を加えた 金額が使われたとして計上される。 例） 金額を32万4000円と記入した場合、その金額が先生の口座にふりこまれ 360000円がクラブの使用した金額として計上される。 
  2. 講演について
  1) 催し/セミナー名	    ->	月例会
  2) 催し/セミナー開催期間  ->	1999年 1月 〜 6月
  3) 開催場所               ->  新宿碁会所 天元
  4) 受講対象者             ->  社員
  5) 参加者数               ->  のべ約90名
  6) 招聘の目的/理由        ->  囲碁指導
  7) 招聘月日		    ->  1999年 1月 〜 6月
  8) 講演時間               ->  30時間

4. 申請書の事前連絡

  1. 上記まで、すべて書き終わったら、申請ボタンを押すのではなく、まず保留ボタンを押す。
  2. ドラゴンのMainMenuまで戻り、IBM用申請状況一覧を参照する。
  3. 運送施設雇用文書等 のボタンを押す。
  4. 作成者の名前でさきほどの文章があるのでファイルを開く。 「写し」ボタンを押す。
  5. Notesの送信画面になっているので、Subjectに講師料申請、宛先に Yukiko Hirashima/Japan/Contr/IBM を指定して、平島由起子さんに送信し 講師料申請許可願いを行なう。 (注意) 2001年春季までは、Horie Naomi/Japan/Contr/IBM堀江なおみさんでした。)

5. Dragon申請の実施

堀江さんからの返信メールで、申請がOKになったら許可された旨の通知メールがくるので、その後、 再度、Dragon からその申請一覧にはいり、承認者設定ボタンを押す。
組織コードにX19F0を指定

承認者(レベルD以上) 蓮沼定男
になる。これを確認して、申請ボタンを押してメールを転送する。

注意) 過去は、以下のとおりだったが、2001年に変更されたらしい。
組織コードにX19F0を指定
第一承認者 井上充夫
第二承認者 徳久雄一
第三承認者 斎藤紀夫

申請した内容は人事サービス(IBMクラブ本部）と給与部門の承認待ち状態になる。IBMクラブ本部に関しては、事前に堀江さんにメール送信して、承認許可をいただいているので、気がついたら、すぐに処理してくれるはずである。
承認されたかどうかは、同じように、Dragonの申請一覧から再度申請状況 を参照することによって判定できる。
注意) 給与への承認取得処理等(TOPS処理)は、IBMクラブ本部の堀江さんが実施してくれるので、我々で実施する必要はない。

6. 年間実施計画書の提出

  1. IBMクラブ本部から承認されたら、再度、Dragonにはいり台紙印刷を実行する。 ハードコピーをとって、通常の年間計画書とともに堀江さん宛提出する。
  2. 申請が無事なら、この後、IBMクラブ本部から、給与部門へ依頼され、講師への支払い手続きがとられるはずである。

7. 後処理

給与の部門から、年間実施計画書のコピー、添付書類送り状、講師料支給明細書、支払い調書、御講演料の封筒、が送付されてくる。

  1. この中に記入してある金額、講師名、支払い日の確認を行う。
  2. 支払い調書内の細目欄に、講演期間・回数を記入する。例)2000年7月-12月(6回)
  3. 支払い調書内の摘要欄に、講演内容を記入する。例)月例会による指導
  4. 講師に支払いの明細を書いて、メールする。または、郵送する。
    例) xx先生、いつもお世話になっております。後期分の講師料 (xxx円)をxx日に振り込ませていただく予定になっております。今後ともご指導のほどよろしくお願いします。
  5. 支給明細書を郵送、または、手渡す

以上