改訂履歴
初版 '95/9/20 作成
はじめに囲碁部の業務概要は、以下のとおりである。これらの多くの業務を任命された役割の人が実施している。 | ||
| 業務内容 | 実施担当者 | W/L評価 |
| 幹事の選定 | 部長 | 1 |
| IBMクラブ担当者の確認 | 会計 | 1 |
| 年間スケジュールの作成 | 部長 | 4 |
| 年間活動計画の作成および提出 | 会計 | 3 |
| 名簿の作成および提出 | 事務長 | 8 |
| 年間行事実施計画書の作成、提出 | 会計 | 5 |
| 年間行事結果報告書の作成、提出 | 会計 | 5 |
| 関東囲碁部内行事会計 | 会計 | 6 |
| 関東囲碁部報の発行 | 部長 | 5 |
| 関東囲碁部報送信リストの管理 | 事務長 | 3 |
| 関東囲碁部合宿申請 | 合宿幹事 | 5 |
| 関東囲碁部合宿準備 | 有志 | 5 |
| 関東囲碁部合宿運営 | 合宿幹事 | 5 |
| 関東囲碁部合宿会計 | 合宿幹事 | 4 |
| 関東囲碁部月例会の運営 | 例会幹事 | 5 |
| 関東囲碁部月例会の会計 | 例会幹事 | 5 |
| 関東囲碁部旅行 | 旅行 | 9 |
| 社外大会への参加 | 幹事&事務長 | 7 |
| 関東囲碁部社内WebSiteの運営 | 事務長 | 4 |
| 関東囲碁部社外WebSiteの運営 | 事務長 | 2 |
| 事業所対抗戦の実施 | 幹事 | 7 |
| スーパー小津杯の実施 | 幹事 | 7 |
| 講師料申請 | 会計 | 4 |
| 講師料報告 | 会計 | 3 |
| 会計帳簿の管理 | 事務長 | 8 |
| 源泉徴集処理 | 会計 | 0 |
| 対外折衝 | 部長 | 5 |
| 特別行事への対応 | 幹事 | 5 |
関東囲碁部の部長、会計、事務長 の三名を任命する。昨年度の三名がそのまま、ひきつぐ場合は、何も行う必要はない。なお、会計および事務長は兼任することも可能。 定まった情報は、IBM関東囲碁部情報に記述する。 また、旅行幹事、合宿幹事、も同時に選定しておく。
IBMクラブとは、IBM社内の部活動を援助し、資金を提供していただく立場の 部門のことである。毎年、交渉や予算獲得の手続き等、様々な作業を行う必要があるため、年初にIBMクラブの担当者を確認しておく。
確認した情報は、IBM関東囲碁部情報に記述する。
関東囲碁部本部の口座を開設する。 これは,完全に関東囲碁部の管理下におかれた口座であり、 余剰金を貯蓄するための口座である。 通常 部長が預金通帳、キャッシュ・カードを保持し、 予備のキャッシュ・カードを会計が保持する。 (参考) 1995年度はさくら銀行
関東囲碁部公式口座を開設する。 これは、ＩＢＭクラブ本部との入金,送金に使用される 対外的に公式の口座である。 新規に開設した 申請をして 継続で同じ口座を使用する場合は必要なし 名義は次のとおりにする。
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日本ＩＢＭ関東囲碁部会計部長 ........ ( ........ は会計の名前) |
(参考) 1995年度に作成した口座では 住友銀行'日本ＩＢＭ関東囲碁部代表 岸原達也'となっている。
現在の関東囲碁部保有金額を正確に把握する.以下の項目に分れて、それぞれ いくらあるのかを把握しておく。
会計は、Lotus-1-2-3のFile igacxx.wk4 を発行する。(xxは西暦の末尾2ケタ)前年度のファイルがあるのでコピーしてファイル名をリネームして使用。
会社からの本年度の予算額を確認する.
会社からの活動支援金の予算額を確認し、これをもとに行事や備品補充等の計画を作成する。実際は行事が先行して作成されるため、予想された予算額と極端に異なる場合は、行事プランを再考する等の処置をとる。
予算額の確認については、通常は、こちらから問い合わせる必要はなく、クラブ本部から通達がある。例年だと3月末の時期に社内メールにて通達される。なお、事情により、この時期が遅くなることもある。2000年は6月以降だった。通常は、年初の幹事会でスケジュールを決定している。
ドラフトを1-2-3等のツールで作成し、幹事会で調整する。
結果を関東囲碁部報等で発信し、説明する。
1998年度
1999年度
2000年度
この年間活動計画書は、その年の行事予定の概要をクラブ本部に知らせるのが目的である。クラブ本部から要求されたら、提出することになっている。クラブ本部がこの計画書の提出を要求しなかったこともあるので、必ず必要というわけではなさそうだ。この計画書は、今後の行事毎の予算請求、結果報告等を実施するときの目安となるものと考えられる。
クラブ本部がこの計画書の提出を要求しなかったこともあるので、必ず必要というわけではなさそうだ。
事前に報告をうけた予算をもとに、その年に実施予定の行事を並べた 年間活動計画書を作成する。とくに、この計画のとおり、正確に行事を実施していく必要はないが、大きくは違わないように、ある程度まとまった情報を提出するべきである。 活動計画書は毎年大きな変更はないはずなので昨年度のものを参考にするとよい。 なお活動計画書はフリー・フォーマットで良いとされている。 作成した活動計画書は ＩＢＭクラブ本部へ提出する。
以下は、1995年度の活動計画書の抜粋である。
(参考) '95 年度活動計画書
関東囲碁部 ９５年度 年間活動計画書
as of '95/06/06
___________________________________________________________________________
実施日 行事名 会社よりの援助金 個人負担金 参加人員
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1 3/02 日本棋院への法人会員登録 180,000 - -
2 3/19 オール法人大会 (前期) 60,000 20000 20
3 6/04 関東囲碁部内選手権 100,000 - 50
4 7/02 オール法人大会 (後期) 60,000 20000 20
5 10/21 強化合宿 90,000 50000 10
6 11/05 社会人選手権 60,000 20000 20
___________________________________________________________________________
計 550,000
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
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関東囲碁部が管理する名簿は以下のとおり
これらの名簿は、1の関東囲碁部が管理する名簿を基にして作成される。
名簿の作成方法等については別途名簿作成Manualを参照のこと。
年間行事の中で、予算申請の必要な行事に関しては申請を行う。会計職がこれを実施する。なお、年間行事として予算が認められている項目はクラブ本部により、以下のように規定されている。
| 1 | 部員が共有する物品(特定の個人が専ら使用するものは除く) |
| 2 | 加盟費、大会参加費 |
| 3 | 社外講師代(事前申請の必要あり） |
| 4 | 活動に必要な知識を習得するための書籍代 |
| 5 | 合宿での交通費 |
| 6 | 合宿での宿泊費 |
| 7 | 大会参加のための交通費 (大会とは都・県代表として出場する大会) |
| 8 | ユニフォーム代 |
| 9 | その他クラブ本部が認めたもの |
行事を実施する場合は、事前に年間行事実施計画書という紙に必要事項を記入して、クラブ本部宛に行事の通知を行うとともに、予算の使用を申請する。
年間行事を実行する約一か月前くらいにはクラブ本部に対して行事に使用する 予算額をふりこんでもらうように申請する。
| 年間行事実施計画書の記入方法 | |
|---|---|
| 計画書 No. : | 95-001 という具合に 年度および００１で始まる連番を指定する。帳票の識別に利用される。 |
| 記入日: | 起票した日を記述する。 |
| クラブ名: | 関東囲碁部 とする。 |
| 行事名: | 行事名を記入する。 例)前期オール法人大会 |
| 実施日: | 行事を実施する日を記述する。 |
| 参加人数 : | 参加する人数を記入 *家族の人数を記述する欄があるが、関東囲碁部ではここは使用しないであろう。 |
| 実施場所: | 行事を実施する場所を記述 例）日本棋院(市ヶ谷) |
| 実施状況: | 行事の内容を簡単に補足説明する文章を記述。 |
| 会計氏名: | 会計の氏名 |
| 社内郵便番号: | 社内郵便番号 例)LAB-T06 |
| 電話(内線・外線） | 社内の電話(通常は内線を記述） 例)1808-6455 |
| 支出: | 支出の明細(予定）を記述する。支出の合計をA欄に記述する。 |
| 収入: | 収入の明細(予定）を記述する。活動援助金(今回申請額）の欄に予算として申請したい金額を記述する。また、個人から参加費が徴収可能な行事であれば、人数とひとりあたりの金額を書いて記述する。予定収入の合計をA欄の支出の合計の金額とあうように調整して、B欄に記述する。 |
| ●活動援助金の前払い : | 活動援助金が必要ない場合、または事前に必要としない場合は、これ以降とくに記述する必要はないが、通常は、□希望ありにチェックし、前払い請求理由：高額のため、とし、希望金額と支払い希望日を記述する。 |
| ●活動援助金の振り込み先 : | 銀行名、支店名、普通総合にチェック、口座番号、口座名 等、関東囲碁部口座情報の関東囲碁部公式口座の情報を記述する。 名義の欄には必ず正確に「日本ＩＢＭ関東囲碁部会計部長 .........」 とフルの名義を記入すること。 |
年間行事実施計画書は、記入後に、会計の欄に日付印を押した後、コピーをとって、合計3部を作成する。(支援金前払いという前提）
作成した年間行事実施計画書は、部長宛にメールアウトする。
部長は、３部ともに、日付印を押印した後、クラブ本部宛 (MK-YA3C クラブ本部）に提出する。
年間行事実施計画書は、必要事項を記載された後に、会計へメールアウトされるので、保存しておく。
行事を実施する前に、関東囲碁部公式口座より、年間予算をひきおとして取得しておく。
もちろん、自己管理内で金銭の管理ができるのであれば、銀行からのひきおとしが、行事と前後してもかまわない。
行事を実施し、かかった経費の明細となる領収書を保存しておく
実施した行事の結果や内容は、関東囲碁部報でFeedBackする。
年間行事実施報告書を発行する。
フォーマットはほぼ年間行事計画書と同様である。 報告書の左上の欄のNo.は、実施計画書のNo.とそろえること。
報告時は、 領収書を添付する。
会計−＞事務長−＞部長 経由でクラブ本部に報告する。
関東囲碁部では年間計画に定義されていない行事も多く行い その行事ごとに発生する収支も確実に管理している必要がある。
会社からの援助金,個人負担金 ,支出総額 およびその明細 総合収支等のデータを算出し,明細書を発行して会計報告とする。
支出に関してはかならず領収書を入手すること。 (賞金類は別)
関東囲碁部報として、関東囲碁部へメールを配送する。配送されたメールは、保存用として、関東囲碁部WebPageにも掲載する。
関東囲碁部報として、送信するリストを管理する。
具体的には、追加、削除、変更等、部員から連絡のはいった都度、作業を実施するとともに、幹事数名に伝達する。 送信IDは関東囲碁部Pageにマスターを保管する。
保養所に対して、合宿の申請を行う。
参加者氏名、年齢、社員No.等をそえて健保宛にメール送信
選定された合宿幹事は、合宿を実施する。合宿の運営にあたっては、合宿運営Manualを参照のこと
終り : 2000年12月現在、まだ作成途中です。