関東囲碁部業務マニュアル Ver3.00

このドキュメントは、関東囲碁部の幹事用に、その実施している業務や役割や必要な作業について解説したものです。

改訂履歴

まえがき

本文書は、関東囲碁部で必要な作業について、その方法や規定、注意事項等に関して記述したもので、関東囲碁部の幹事のために作成したものである。

はじめに

関東囲碁部では、多くの行事を実施したり、大会出場したり、部内の管理を行っている。この文書では、これらの業務について、その業務の内容や、実施方法、役割分担、規定等をガイドしている。

関東囲碁部の業務を実施するのは、関東囲碁部本部、各行事幹事、各同好会幹事、である。以下のような役割分担をになっている。

各同好会の行事実施等にについては、本文書では記述しない。

ここからは、各業務の内容や、作業方法、決定事項に関する時期や基準等を記述する。

1. 囲碁部基本情報管理業務

囲碁部として基本的に決定、または選定しておかなければならない情報を確認する作業である。

1-01 幹事の選定

関東囲碁部の部長、会計、事務長 の三名を任命する。昨年度の三名がそのまま、ひきつぐ場合は、何も行う必要はない。なお、会計および事務長は兼任することも可能。
部長、会計、事務長の３名をもって関東囲碁部本部と称する。
また、合宿幹事、大会幹事、旅行幹事など、各行事を実施する幹事を定める。(これは、通常、年初の幹事会で決定する） 定まった情報は、IBM関東囲碁部情報に記述する。 また、IBMクラブ本部等に通知しておく。

1-02 IBMクラブ担当者の確認

IBMクラブとは、IBM社内の部活動を援助し、資金を提供していただく立場の 部門のことである。毎年、交渉や予算獲得の手続き等、様々な作業を行う必要があるため、年初にIBMクラブの担当者を確認しておく。

確認した情報は、IBM関東囲碁部情報に記述する。

1-03 関東囲碁部内口座の設定

関東囲碁部本部の銀行口座を開設する。

もちろん、昨年と同じ口座を利用する場合は開設する必要はない。(ほとんどの場合、新規に開設する必要はない） これは,関東囲碁部の管理下におかれた口座で、通常 部長が預金通帳、キャッシュ・カードを保持し、予備のキャッシュ・カードを会計が保持する。

(参考) 1995年度はさくら銀行

決定した情報は、IBM関東囲碁部口座情報に記述する。

1-04 関東囲碁部公式口座の設定

関東囲碁部公式口座を開設する。

これは、ＩＢＭクラブ本部との入金,送金に使用される対外的に公式の口座である。 (昨年と継続で同じ口座を使用する場合は必要なし)

名義は次のとおりにする。

(参考) 1995年度に作成した口座では 住友銀行'日本ＩＢＭ関東囲碁部代表　岸原達也'となっている。

決定した情報は、IBM関東囲碁部口座情報に記述する。

1-05 年初の会計確認

現在の関東囲碁部保有金額を正確に把握する.以下の項目に分れて、それぞれ いくらあるのかを把握しておく。

• 部長
• 事務長(または会計)
• 囲碁部内部口座の保有金額
• 囲碁部公式口座の保有金額

会計は、Lotus-1-2-3のFile igacxx.wk4 を発行する。(xxは西暦の末尾2ケタ)前年度のファイルがあるのでコピーしてファイル名をリネームして使用。

1-06 年間予算の確認

会社から囲碁部に対して提供される活動支援金予算額を確認する.

会社からの活動支援金の予算額は、年度毎に変動があり、増えることもあれば、減ることもある。(変更がないこともある。)その年の年間予算を確認し、これをもとに行事や備品補充等の計画を作成する。

実際は行事が先行して作成されるため、予想された予算額と極端に異なる場合は、行事プランを再考する等の処置をとる。

予算額の確認については、通常は、こちらから問い合わせる必要はなく、クラブ本部から通達がある。例年だと3月末の時期に社内メールにて通達される。なお、事情により、この時期が遅くなることもある。(2000年は6月以降だった。)

1-07 年間スケジュールの作成

これまでのスケジュール情報
1998年度
1999年度
2000年度
2001年度

1-08 年間活動計画書の作成および提出

   
   (参考) '95 年度活動計画書 
   関東囲碁部 ９５年度  年間活動計画書
                                              as of '95/06/06

  ___________________________________________________________________________
    実施日    行事名                  会社よりの援助金 個人負担金   参加人員
  ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1  3/02 日本棋院への法人会員登録        180,000           -          -

  2  3/19 オール法人大会 (前期)            60,000         20000       20

  3  6/04 関東囲碁部内選手権              100,000           -         50

  4  7/02 オール法人大会 (後期)            60,000         20000       20

  5 10/21 強化合宿                         90,000         50000       10

  6 11/05 社会人選手権                     60,000         20000       20
  ___________________________________________________________________________
              計                          550,000
  ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1-09 名簿の作成および提出

関東囲碁部が管理する名簿は以下のとおり

1. 関東囲碁部幹事が管理する名簿
2. クラブ本部へ提出する名簿
3. 関東囲碁部常連メンバーへ配布する名簿
4. 社内Webサイトで発信する名簿

これらの名簿は、1の関東囲碁部が管理する名簿を基にして作成される。具体的には、1は、Lotus 1-2-3のFileであり、データベースのようなデータとして存在する。そのFileのワークシートの2Page目以降が、それぞれの名簿として管理されることになっている。

関東囲碁部は、260数名をほこり現役もOBもおり退社される方も多い。このような状況では、毎年1度のtel/dir検索等の作業は重労働である。このため、この作業の実施にあたっては、PerlやUNIX Shell ScriptによるProgramを作成して対処している。

その他、名簿の作成方法等については別途名簿作成Manualを参照のこと。

2.会計処理&管理業務

会計処理や管理を行う業務である。基本的に、会社(IBMクラブ本部)との折衝、やりとり、申請、報告等は、会計が実施し、部内の会計に関しては、事務長が担当する。

2-01 年間行事実施計画書の作成および提出

年間行事の中で、予算申請の必要な行事に関しては申請を行う。会計職がこれを実施する。なお、年間行事として予算が認められている項目はクラブ本部により、以下のように規定されている。

行事を実施する場合は、事前に年間行事実施計画書という紙に必要事項を記入して、クラブ本部宛に行事の通知を行うとともに、予算の使用を申請する。

年間行事を実行する20日くらい前にはクラブ本部に対して行事に使用する 予算額をふりこんでもらうように申請する。

年間行事実施計画書は、記入後に、会計の欄に日付印を押した後、コピーをとって、合計3部を作成する。(支援金前払いという前提）

作成した年間行事実施計画書は、部長宛にメールアウトする。

部長は、３部ともに、日付印を押印した後、クラブ本部宛 (MK-YA3C クラブ本部）に提出する。

年間行事実施計画書は、必要事項を記載された後に、会計へメールアウトされるので、保存しておく。

2-02 会社からの支援金取得

行事を実施する前に、銀行(関東囲碁部公式口座)より、年間予算をひきおとして取得しておく。

もちろん、自己管理内で金銭の管理ができるのであれば、銀行からのひきおとしが、行事と前後してもかまわない。

2-03 年間行事の実施

行事を実施し、かかった経費の明細となる領収書を保存しておく

実施した行事の結果や内容は、関東囲碁部報でFeedBackする。

領収書は、会計に送付する。

行事とは、月例会、社外大会や社内大会、合宿、遠征、その他いろいろなイベントのことを指す。講師への講師料支払いや、年末の購入等もこれに含まれる。各行事の実施方法は、該当個所を参照のこと。

2-04 年間行事結果報告書の作成および提出

2-05 支援金管理

会社からの予算通知額と現在の使用額とを管理する。会計Fileにて行う。

2-06 部内行事結果報告

行事が完了したら、行事の実施担当幹事(または結果報告担当者)は行事の内容を本部に対して行う。

内容は幹事に一任されるが、一般的には、優勝者の氏名や勝敗や展開、内容、エピソード等を加えて記述される。

本部では、この結果報告の内容を関東囲碁部報として発信する。

2-07 部内行事会計報告

行事が完了したら、行事の実施担当幹事(または会計報告担当者)は行事の内容を本部に対して行う。以下のような情報を伝える。

収入金額、支出金額、等の明記された明細書、及び領収書

2-08 部内費管理

関東囲碁部の部費の管理を行う。

行事ごとに発生する収支(だれが負担したか、預かったか）を確実に管理する。

会社からの援助金(ない場合もある）,公式口座と、部内口座の残額、個人負担金 ,支出総額 、を含めた 総合収支等のデータを算出し会計記録をとる。

発生するイベントは次のとおり

• 行事等での支払い(個人参加費等で結果がプラスになるケースも含む）
• 銀行からのひきおとし
• 銀行への預入れ
• 銀行の利息

2-09 法人会員費通知

毎年、一度、日本棋院に対して法人会員としての登録を行っている。実際には、ある金額を振り込み、法人会員として認定してもらう。おりかえし、会員証や記念品、その他が部長宛に届き、大会などでも割り引き価格で参加できるという特典がつく。

日本棋院から部長宛に請求書が届くので、これを会計にメールアウトし、通知する。 会計は、この額を確認し、年間行事計画書を発行する。

請求された金額が囲碁部の実情にあわない場合、金額の変更をお願いする。(過去に一度だけ、囲碁部年間予算が苦しかったため、額を下げてもらったことがあるらしい。)

2-10 法人会員費登録

公式口座に入金されているのが確認できたら、日本棋院に対して法人会員費を支払う。公式口座→ 日本棋院の指定口座への振り込みという作業になる。振り込み先は、部長宛に届いている請求書に記述されている。とくに指定の期日があるわけではない。

例年、予算額が決定してから振り込み作業を実施している。→ 2000年度はとくに決定するのが遅かったので先行手配した。

2-11 法人会員配布管理

法人会員になると、特典として、法人会員カード、雑誌、扇子等が送付されてくるので、これを管理する。囲碁部内の幹事に配布したり、大会の賞品にしたりする。どう配布するかは部長の自由裁量とする。

2-12 講師料管理

講師に支払う講師料を決定する。ほとんどの場合は、昨年と同じ金額となるはずである。講師には源泉徴収が行われて、実施には9割の金額が振り込まれることに注意すること。

2-13 講師料申請

会計は、講師に対して、講師料支払い申請を行う。支払いの方法は、Notes Dragonを行って実施する。実施方法の詳細は、講師料申請Manualを参照のこと。

2-14 講師料報告

支払いが行われた日以降に、講師に対して、支払いの明細報告を行う。

2-15 源泉徴収処理

講師に支払われた金額に対して、源泉徴収処理を実施する必要があるが、これは、会社が実施するように変更されたので、現在、関東囲碁部が実施することは何もない。

3.関東囲碁部管理業務

ここでは、関東囲碁部の行事以外に通常発生する基本的管理業務のことについて記述する。

3-01 関東囲碁部報の発行

関東囲碁部報として、メールアドレスを保有する関東囲碁部員全員へメールを配送する。メールには、関東囲碁部報としての、管理番号をつける。例えば、2001年の3番目の関東囲碁部報には、2001-03等とする。配送されたメールは、保存用として、関東囲碁部WebPageにも掲載する。

3-02 関東囲碁部部員管理

関東囲碁部の管理を行う。

管理する事項は以下のとおり

• 入部希望のうけつけ→ 関東囲碁部DBへ登録し、関東囲碁部報発信リストに加える。。
• 退部希望のうけつけ→ 関東囲碁部DBからの抹消、関東囲碁部発信リストから除外する。
• 部員情報の変更連絡のうけつけ(住所変更など）→関東囲碁部DBの内容の変更

3-03 関東囲碁部報発信リストの管理

関東囲碁部報として、送信するリストを管理する。

具体的には、追加、削除、変更等、部員から連絡のはいった都度、作業を実施するとともに、幹事数名に伝達する。 送信IDは関東囲碁部Pageにマスターを保管する。

3-04 関東囲碁部 ML の管理

関東囲碁部のML(Mailing List)の管理を行う。

2001年1月現在、関東囲碁部はMLを利用していない。しかし、アドレスの管理の煩雑さや送信等に関して、MLを利用しないと破綻するというレベルまで到達しており、近い将来対応する予定にしている。

MLを実施するプロバイダその他を決定し、MLのサービス内容の水準が低ければ、MLを実施できるのSoftwareを導入し、設定するなどの作業を実施する。

ML用のガイドの作成や、MLのアドレス管理、トラブル等に対する処理を行う。

3-05 関東囲碁部社内 WebSite の管理

関東囲碁部の社内WebSiteを運用する。

社内イントラネットPageからリンクさせるようにする。

3-06 関東囲碁部社外 WebSite の管理

関東囲碁部の社外WebSiteを運用する。

現在のところ、公式の社外WebSiteはない。

Volunteerベースで実施する。

社外の人が読みたそうな内容や記事があればなるべく対応するようにする。

3-07 関東囲碁部 WebSite データ管理

WebSite上で関東囲碁部が提供しているデータの管理を行う。

具体的には、

• データの自動Backupの設定
• 定期的なCD-R等mediaへのBackup
• CD-R等の部員への配布

4.月例会管理業務

ここでは、関東囲碁部で毎月実施している月例会の実施方法等について記述する。月例会とは、講師を招いて、囲碁部員の打ち碁研究と、講師による指導碁、連絡事項の伝達、自由対局等で構成された囲碁部の基本的活動の一つである。

4-01 月例会の運営

月例会を実施する。

例会の司会、進行を行い、研究対象となる打ち碁を並べる部員を指名する。また、当日、指導碁を行う対局者3名を選定する。

4-03 月例会の会計

参加者から参加費を徴収(2000年現在の相場は、一人1000円）し、碁会所に席料を支払う。(2000年現在の相場は一人あたり900円)、領収書を確保しておき、年間2回、前期(1月-6月分)と後期(7月-12月分)にわけて、会計報告と領収書のセット(6か月分)を囲碁部の会計に提出する。

4-04 月例後うちあげ管理

うちあげの場所(店)を決定する。予約が必要な状況の場合は予約をとる。参加者から料金を徴収する。会計を行う。領収書を保存して、会計報告を行う。

5.合宿運営業務

ここでは、関東囲碁部で実施している合宿の実施方法等について記述する。合宿には、年に二度、春秋に実施している 館山合宿と年初に開催される幹事合宿、秋に開催される高段者合宿がある。(高段合宿は毎年、開催されるわけではない）合宿の運営は、合宿幹事が実施するが、多くのボランティアその他の方に手伝ってもらい、実現する企画である。実施する業務が多いので分担して担当することがのぞましい。

なお、この合宿運営業務は、旧合宿運営Manualを発展させたものである。

5-01 合宿用の宿泊申請

合宿開催予定時期より1け月くらい前に、保養所に対して、先行宿泊申請を行う。

参加者氏名、年齢、社員No.等、健康保険証No.をそえて健保宛にメール送信

5-02 合宿案内

合宿開催の1か月前くらいに合宿の案内を行う。
開催日時、開催場所、参加費を明記する。

合宿の参加申し込みに必要な情報を記述しておく

5-03 合宿準備

合宿の準備を行う。

1. 講師に参加の都合を聞く。参加可能ならリストに加える。
2. 合宿参加希望者からメールを受信する。
3. 保健証番号等記述もれがあった場合は参加申請者にといあわせを行なう。
4. 最新の真形ランキングにソートする。(段位、勝ち点、勝率順）
5. 全体のリストにABCのグループ分けをする。
6. 喫煙者や前回の部屋割を参考にしながら、部屋割を決定する。
7. 参加者リスト上でA区分、B区分、C区分を区別し、かつ参加費を書いて 合計金額を算出しておく。
8. 参加者リストにもとづいて、保養所に正式申し込みを実施する。
9. 変更、訂正などの管理をする。
10. 参加者リスト(クラス分け+部屋割)を印刷し、参加人数分準備する。
11. 大会参加人数にあわせてフリップチャートを作成しておく。
12. 車の配車等の配分を考えておく

1. 保養所に対して、おみやげを購入しておく。
2. 合宿当日、参加者リストを保養所と、参加者にリストを配布。

5-04 合宿備品運搬

合宿実施にあたって、必要な物品を運ぶ。

• 囲碁盤、石、対局時計 (保養所にある分では足りない場合)
• フリップチャート
• マジック、ホッチキス、はさみ、セロハンテープ等
• 保養所へのおみやげ(オプション)
• 賞金用の封筒その他
• 領収書

5-05 合宿運営

選定された合宿幹事は、合宿運営を実施する。

5-06 合宿会計

1. 参加費を徴収する。
2. 真形会からの寄付金があれば、いただいておく。
3. 合計金額を確認する。
4. 合宿での大会用の賞金に分ける。
5. 保養所に宿泊金額+飲食費を支払う。
6. 会計結果を計算する。
7. 会計報告を行う。

5-07 合宿報告

合宿の内容、結果等をレポートしてまとめ、関東囲碁部報として発信する。

6.社内大会運営業務

ここでは、社内大会運営に関する作業等について記述する。社内大会とは、IBM関東囲碁部が主催、または、スーパー小津杯、事業所対抗戦、日韓親善大会と東大やNTTとの対抗戦もこれに含む。

6-01 社内大会の事前通知

大会の実施を事前通知する。社内大会を一般の囲碁部員に通知する前に通知する必要がある場合に対応する。

事業所対抗戦事前通知

事業所対抗戦開催通知を事業所の代表者宛に対して実施する。事業所の代表者は、年度によって変る可能性があるが、2000年度実績では以下のとおり

• 箱崎：羽山氏、大木氏 (2チーム)
• 本社：真形氏
• 大和：谷野氏
• OB：石田氏
• 川崎：熊田氏

6-02 社内大会の実施場所確保、確認

社内大会の実施場所を選定し、予約を行う。日本棋院の場合は、早めに連絡をいれておく必要がある。箱崎社員ルームの場合は、箱崎総務に連絡を行う。

6-03 社内大会の選手選考

事業所対抗戦の場合は選手選考を行っておく。→ 1チーム5名。

6-04 社内大会のクラス分け

クラス分けを実施する。クラス分け決定基準は次のとおり

1. 真形杯基準での段位
2. 真形杯での勝ち点
3. 真形杯での勝率

6-05 社内大会の弁当予約

弁当を予約しておく。以下は、連絡先情報

イトーヨーカドーの場合
オペレーターに弁当注文の旨、伝えると寿司部にまわしてくれ、しゃけ弁当(約600円程度）を必要な数注文する。

6-06 社内大会準備

大会開催準備を行う。

大会には、以下のものが必要である。

フリップチャートが必要な場合は、試合方式にあわせて、谷野さんに頼んで入手しておく。マジック、テープ等大会実施に必要なものはまとめておき、大会当日持参する。事業所対抗戦の場合は、リーグ戦シートとチーム成績シートを6枚ずつ(1枚は予備)準備する。また、対抗戦のチームメンバーリストと対戦順序表を作成する。(対戦の進行に支障がないようにする。）参考 2000年度事業所対抗戦メンバー表および対戦表

6-07 社内大会会計

大会を通じて会計を行う。事前に参加者リスト、予想収支等を計算しておくことがのぞましい。参加者から参加費を集める。外部の会場を利用している場合は、支払いを行い、領収書を保存しておく。

6-08 社内大会運営

大会運営を行う。

1. エントリー作業
   スーパー小津杯のように、エントリー作業が必要な場合、クジを使って、参加選手に番号を割り振り、クラス内でエントリー(ポストイットに名前を書いてはる）を実施しておく。
2. 大会開会式の実施
   挨拶と、大会実施要領説明を行う。対局時計を利用する場合は持ち時間の宣言(40分や45分)、対局ルール、何位までに賞品がでるか、等を説明。

6-09 社内大会結果報告

大会の成績等をもとにして、結果報告を行う。

6-10 社内大会会計報告

会計報告を行う。支払いに利用された

6-11 スーパー小津杯の実施

スーパー小津杯を実施する。

6-12 事業所対抗戦の実施

事業所対抗戦を実施する。開催要領は、他の社内大会と同じ。

6-13 東大親善対抗戦

東京大学囲碁部との親善大会を開催する。東京大学囲碁部幹事と連絡をとりあい、実施要領等を決定する。

6-14 NTT親善対抗戦

NTT囲碁部との親善大会を開催する。NTT囲碁部幹事と連絡をとりあい、実施要領等を決定する。

7.社外大会の実施

ここでは、社外大会に関して記述する。社外大会とは、関東囲碁部でなく、他所(日本棋院等）が主催となって開催される大会のことで、法人大会や職団戦等のことを指す。

7-01 社外大会事前通知

必要があれば、社外大会の開催を事前通知しておく。幹事にまとめ役を依頼したり、選手等に出場の確約をえる。

7-02 社外大会場所確保、確認

必要があれば、社外大会の場所を確保する。

7-03 社外大会選手選考

社外大会に出場する選手を選考します。

7-04 社外大会への参加申し込み

チームのリストを作成して、大会本部に対して正式に申し込む。

7-05 社外大会準備

大会への参加費を支払う。領収書を確実にうけとっておくこと。

7-06 社外大会の参加費支払い

大会への参加費を支払う。領収書を確実にうけとっておくこと。

7-07 社外大会の管理

大会の対戦結果や個人成績等を記録しておく。

7-08 祝勝会等の設定

顕著な成績をあげた場合、祝勝会等を実施する。(または、成績不振の場合は残念会）

7-09 オール法人大会への出場

7-10 職団戦への出場

7-11 ジャンボ大会への出場

7-12 社会人選手権への出場

7-13 日中友好囲碁大会への出場

8.旅行、遠征、その他特別業務

8-01 遠征企画

アサインされた遠征幹事は遠征の概要を企画します。

8-02 遠征案内

アサインされた遠征幹事は遠征の概要を案内し、参加者をつどいます。

8-51 韓国交流

関東囲碁部では、1990年より韓国IBM囲碁部との交流目的で、毎年、相互訪問を実施している。韓国を訪問する場合と、訪問をうけいれる場合とで大きく異なるが、それぞれ、多くの準備作業が必要となる。

8-52 中国遠征

中国遠征のさいの幹事業務を実施する。

8-53 湯谷遠征

湯谷遠征のさいの幹事業務を実施する。

8-54 USA遠征

USA遠征のさいの幹事業務を実施する。

8-55 対外折衝

囲碁部部長は、外部から、問い合わせがあったさいの、関東囲碁部の代表者として対外折衝を実施する。

8-56 特別行事への対応

特別行事への対応を行う。以下は、すべて、部長が必要と判断すれば実施対応する。

• 囲碁部員等の雑誌企画(プロとの対戦等）の応援
• 囲碁部員等の全国大会等への出場時の応援
• 囲碁部員等の冠婚葬祭
• IBM重役等との懇談会、祝勝会
• 有望学生との懇談、社内見学会等への対応

終り : 2001年1月31日、現在、まだ作成途中です。